بطور کلی مفید است که پیش از پر کردن فرم درخواست تحصیلات تکمیلی ، با دانشکده ارتباط برقرار کنید؛ بویژه زمانی که به یک برنامه ای بنابر توانایی آن در یک یا دو آزمایشگاه، درخواست می‌دهید؛ اگر آن آزمایشگاه‌ها دانشجوی جدید قبول نکنند، احتمالا شما تمایلی به اختصاص دادن زمان و هزینه به آن دانشکده نخواهید داشت. توصیه می‌کنیم حتی اگر محدود به یک آزمایشگاه خاص هم نمی‌شوید، باز با دانشکده ارتباط برقرار کنید. در صورتی که از طریق ایمیل یا مکالمه ی تلفنی با یک استاد، تأثیر خوبی به جای بگذارید، برای دعوت به مصاحبه، دریافت پذیرش و حتی دریافت حمایت مالی شانس بیشتری خواهید داشت.
با چه کسی باید تماس بگیرم؟
در برابر این وسوسه مقاومت کنید که یک ایمیل بنویسید و آن را به تعداد انبوهی از اساتید ارسال کنید. اساتید باهوش هستند؛ آن‌ها می‌توانند تشخیص دهند که آیا برای نوشتن این پیام فکر کرده اید یا نه. بعلاوه، آن‌ها با یکدیگر گفتگو می‌کنند و در صورتی که همگی یک نامه ی واحد را از طرف یک دانشجو دریافت کنند، درمی یابند که شما تنها در حال تلف کردن وقت کل دپارتمان هستید.
توصیه ما این است که در واقع تنها در صورتی که موضوعی برای بحث با اساتید دارید، با آن‌ها تماس برقرار کنید. اگر تجارب تحقیقاتی پیشین شما در رابطه با کانون توجه آزمایشگاه‌های آن‌هاست، می بایست قادر باشید گفتگویی علمی‌در مورد کارشان داشته باشید. اگر تجربه ی کمتری دارید اما واقعا برای کار در آزمایشگاه‌هایشان مشتاق هستید، می بایست دلایل خود را طوری مطرح کنید که این امر احساس شود. اگر قصد ندارید که در زیرمجموعه‌های ایشان کار کنید اما دلایلی دیگر برای ارتباط با آن‌ها دارید (شاید ایشان با یکی از مشاوران یا اساتید تحصیلات تکمیلی شما همکاری دارند، یا یک بار در کنفرانسی با آن‌ها ملاقات کرده اید، یا…)، می بایست بتوانید به آن‌ها یادآوری کنید که چه کسی هستید و چگونه ارتباط برقرار کرده اید.
باید چه بگویم؟
هنگامی که تصمیم گرفتید با استادی در رابطه با برنامه ی تحصیلات تکمیلی آینده ی خود ارتباط برقرار کنید، نیازی نیست که برای آن به اندازه ی متن یک انگیزه نامه(SOP) مشقت بکشید اما حائز اهمیت است که تأثیر اولیه ی خوبی بجای بگذارید. پیشنهاد می‌کنیم دستورالعمل‌های زیر را دنبال کنید:
1 – واضح و مختصر بنویسید. اساتید مشغله‌های زیادی دارند و تعداد زیادی ایمیل دریافت می‌کنند. شما می‌خواهید که آن‌ها بتوانند پیغام شما را بخوانند، متوجه شوند و در اولین فرصت به آن پاسخ دهند. پس پیغام اولیه ی خود را تا حد چند پاراگراف کوتاه، کم کنید.
2 – خودتان را معرفی کنید. همانطور که در بالا اشاره کردیم، اساتید تعداد بسیار زیادی ایمیل دریافت می‌کنند. اطمینان حاصل کنید که متوجه هویت شما و دلیل اینکه برای آن‌ها ایمیل ارسال کرده اید، شده اند. در همان ابتدای پیغام بیان کنید که در حال درخواست برای برنامه ی تحصیلات تکمیلی آن‌ها هستید. این امر شما را از دانشجویان لیسانس که در کلاس‌های ایشان حضور دارند، همکارانی که تقاضای معرفی دارند، غریبه‌های تصادفی که بطور اتفاقی با سایت آزمایشگاه برخورد کرده اند و بسیاری افراد دیگر که ممکن است ایمیل‌های ناخواسته ای ارسال کنند، متمایز می‌کند.
3 – سئوال بپرسید! شما می‌خواهید به مشاور بالقوه ی خود دلیلی بدهید تا به شما پاسخ دهد. اگر مایل هستید که به آزمایشگاه‌های آن‌ها بپیوندید، به ایشان اطلاع دهید و بپرسید آیا ظرفیت خالی برای دانشجویان فوق لیسانس یا دکترای جدید دارند یا خیر. اگر مشتاقید که در مورد پژوهش، نکات بیشتری بیاموزید، سئوالات دقیقی بپرسید که بتوان به آن‌ها در چند جمله پاسخ داد (جملاتی مانند “می‌شود توضیح دهید چرا در اغلب مقالات اخیرتان…؟ و نه جملاتی مثل “می‌توانید در مورد پژوهش خود بیشتر توضیح دهید؟) همانطور که در بالا توصیه کردیم، تنها در صورتی با اساتید تماس بگیرید که مطلبی برای گفتن داشته باشید.
4 – در دسترس و آماده باشید. شما از این اشخاص می‌خواهید که لطفی در حق تان بکنند؛ کاری کنید که کمک کردن به شما برایشان آسان شود. در صورتی که آن‌ها تماس تلفنی را به ایمیل ترجیح می‌دهند، پیشنهاد خوبی است که مکالمه را از طریق تلفن پیگیری کنید و همچنین در صورتی که تمایل دارند در مورد پیشینه ی شما بیشتر بدانند، اطلاعات اضافه تری در مورد خودتان (رزومه، ریز نمرات و…) برایشان ارسال کنید.
5 – ویرایش! به غلط یابی بپردازید. از علامت‌های اختصاری و شکلک‌ها بپرهیزید. اگر نگران نحوه ی نوشتار خود هستید، از یک دوست بخواهید تا پیغام شما را قبل از اینکه ارسال کنید، مطالعه کند. در کل، شما مایلید که بعنوان فردی باهوش و متفکر شناخته شوید، بنابراین سعی کنید از خطاهای فاحش اجتناب کنید. این متن به اندازه ی مقاله ی درخواست، رسمی نیست اما با اینحال باید برای آن تلاش کنید.
در ادامه سه نمونه متن رایج برای ایمیل زدن به اساتید آورده شده است.
